Dobrze, uporządkujmy
PFU (program funkcjonalno-użytkowy) jest elementem SIWZ (specyfikacja istotnych warunków zamówienia).
Niezależnie od tego jaka jest formuła SIWZ musi być zawsze.
Jeżeli cokolwiek jest możliwe do zdecydowania (nawierzchnia DDRa) to albo się to określa szczegółowo (np.przez podanie rodzaju nawierzchni, skład rodzaj malowania....) w SIWZ, albo przez funkcjonalność tego czegoś (nawierzchnia bitłumiczna typu... malowana/barwiona w kolorze...).
U nas (w Warszawie) w zakresie nawierzchni wystarczy napisać formułkę "zgodnie ze standardem", a tam już jest określona podbudowa, nośność, nawierzchnia, wyłączenia dopuszczalnych materiałów...
Odnośnie konsultacji - konsultujesz co chcesz. Wolno Ci.
Jeżeli chcesz możesz konsultować SIWZ i wewnątrz urzędu miasta poszczególne jednostki powinny go wewnętrznie konsultować/akceptować. Nic nie stoi na przeszkodzie by gotowy dokument z wymaganiami przetargowymi skonsultować społecznie, a później wsadzić go jako SIWZ w postępowanie.
Ale zasadniczo
przed rozpoczęciem postępowania przetargowego.
Dlatego wcześniej napisałem, że konsultuje się na wcześniejszym etapie i zostaje to co wejdzie w dokumentację przetargową. Zasadniczo po ogłoszeniu przetargu nie zmienia się nic. Dlaczego? Bo zwykle trzeba za to zapłacić dodatkowo. Nawet jak wcześniej byłoby bez zmiany ceny.
Dlatego też Miasto konsultuje koncepcję, tą koncepcję wpisuje w PFU (załącznik SIWZ) i w zależności od kwoty ogłasza odpowiedni typ zamówienia z ustawy o zamówieniach publicznych (zlecenie z wolnej ręki, konkurs ofert, przetarg ograniczony, przetarg nieograniczony).